Digitalizarea poate aduce beneficii importante unei organizații neguvernamentale: activități mai bine organizate, documente ușor de găsit, comunicare mai rapidă, raportare mai clară și servicii mai accesibile pentru beneficiari. Totuși, tehnologia trebuie să rămână un instrument de sprijin, nu o condiție fără de care organizația nu își mai poate continua activitatea.
Dependența excesivă poate apărea atunci când toate informațiile sunt păstrate într-o singură aplicație, când doar un membru al echipei știe să folosească un sistem sau când organizația nu mai poate accesa propriile date fără ajutorul unui furnizor extern.
O digitalizare echilibrată presupune alegerea unor soluții potrivite, păstrarea controlului asupra datelor și pregătirea echipei pentru situațiile în care un instrument nu mai este disponibil. Scopul nu este evitarea tehnologiei, ci utilizarea ei într-un mod responsabil și sustenabil.
Eficiența nu înseamnă folosirea unui număr mare de aplicații
O organizație poate fi tentată să adopte câte o aplicație pentru fiecare problemă: una pentru sarcini, una pentru documente, una pentru comunicare, una pentru beneficiari, una pentru raportare și încă una pentru programări.
În timp, echipa poate ajunge să introducă aceleași informații în mai multe locuri și să nu mai știe care este sursa corectă. În loc să simplifice activitatea, numărul mare de instrumente poate crea confuzie.
O soluție digitală este utilă atunci când:
- răspunde unei nevoi reale;
- este utilizată constant;
- poate fi înțeleasă de întreaga echipă;
- reduce timpul de lucru;
- se integrează cu activitățile existente;
- permite recuperarea și exportarea datelor;
- are costuri care pot fi susținute pe termen lung.
Înainte de introducerea unei noi aplicații, organizația trebuie să verifice dacă problema nu poate fi rezolvată prin folosirea mai eficientă a instrumentelor deja disponibile.
Tehnologia trebuie aleasă pornind de la activitate
Alegerea unei aplicații nu ar trebui să înceapă cu întrebarea „Care este cea mai performantă soluție?”, ci cu întrebarea „Ce avem nevoie să realizăm?”.
De exemplu, dacă organizația dorește să urmărească activitățile unui proiect, trebuie să stabilească mai întâi ce informații sunt necesare:
- denumirea activității;
- persoana responsabilă;
- termenul;
- stadiul;
- documentele asociate;
- participanții;
- rezultatele obținute;
- observațiile și eventualele riscuri.
Abia după clarificarea procesului poate fi ales instrumentul potrivit. În caz contrar, organizația riscă să adapteze activitatea la modul de funcționare al unei aplicații, chiar dacă acesta nu corespunde nevoilor sale.
Tehnologia trebuie să susțină modul de lucru al organizației, nu să îl complice.
Datele organizației trebuie să rămână sub controlul organizației
Unul dintre cele mai importante aspecte ale digitalizării este controlul asupra datelor.
Contractele, rapoartele, documentele financiare, listele de participanți, informațiile despre beneficiari și materialele proiectelor reprezintă resurse ale organizației. Acestea nu trebuie să devină inaccesibile dacă expiră un abonament, se încheie colaborarea cu un furnizor sau un angajat părăsește echipa.
Pentru fiecare platformă utilizată trebuie să fie clar:
- cine deține contul principal;
- cine are drepturi de administrare;
- unde sunt păstrate datele;
- cum pot fi descărcate;
- în ce format pot fi exportate;
- ce se întâmplă după încetarea abonamentului;
- cum poate fi recuperat accesul;
- dacă există copii de siguranță.
Conturile importante trebuie create folosind adrese instituționale, nu conturi personale ale angajaților sau colaboratorilor.
Atunci când contul principal este legat de adresa personală a unei singure persoane, organizația poate pierde accesul dacă aceasta pleacă, nu mai este disponibilă sau nu mai poate recupera parola.
Evitarea dependenței de un singur furnizor
Dependența de furnizor apare atunci când organizația nu mai poate administra, modifica sau transfera un sistem fără intervenția companiei care l-a realizat.
Această situație poate apărea în cazul unui website, al unei platforme de management, al unei baze de date sau al unui serviciu de stocare.
Pentru a reduce acest risc, organizația trebuie să primească și să păstreze:
- datele de acces pentru administrare;
- documentația tehnică;
- instrucțiunile de utilizare;
- informațiile privind găzduirea;
- copii ale bazelor de date;
- fișierele și materialele dezvoltate;
- condițiile de mentenanță;
- procedura de export și transfer;
- informațiile privind licențele utilizate.
În cazul aplicațiilor dezvoltate special, trebuie clarificate drepturile de utilizare și condițiile în care sistemul poate fi modificat de un alt furnizor.
O colaborare bună cu un furnizor este importantă, dar organizația trebuie să își păstreze capacitatea de a continua activitatea și după încheierea contractului.
Informațiile nu trebuie să depindă de o singură persoană
Uneori, riscul nu este legat de aplicație, ci de faptul că doar un singur membru al echipei știe să o folosească.
Această persoană administrează conturile, creează utilizatori, generează rapoarte și rezolvă toate problemele. În cazul unei absențe, activitatea poate fi blocată.
Pentru a evita această situație, cel puțin două persoane trebuie să cunoască procedurile esențiale. Organizația trebuie să păstreze instrucțiuni clare privind:
- accesarea platformelor;
- crearea și dezactivarea conturilor;
- introducerea informațiilor;
- generarea rapoartelor;
- realizarea copiilor de siguranță;
- recuperarea parolelor;
- soluționarea problemelor frecvente;
- contactarea suportului tehnic.
Aceste instrucțiuni nu trebuie să fie foarte tehnice. Capturile de ecran și explicațiile pas cu pas pot fi suficiente pentru activitățile obișnuite.
Transferul de cunoștințe este important mai ales în organizațiile care lucrează cu voluntari, colaboratori temporari sau echipe formate pentru perioade determinate.
Copiile de siguranță sunt esențiale
Faptul că documentele sunt păstrate online nu înseamnă că ele nu se pot pierde. Ștergerea accidentală, compromiterea unui cont, o problemă tehnică sau încetarea unui serviciu pot afecta accesul la informații.
Organizația trebuie să stabilească o regulă privind copiile de siguranță. Documentele importante pot fi păstrate în cel puțin două medii diferite, de exemplu:
- într-un serviciu de stocare online;
- pe un server sau dispozitiv administrat de organizație;
- pe un suport extern păstrat în siguranță.
Backupul trebuie realizat periodic și verificat. O copie de siguranță este utilă doar dacă datele pot fi restaurate.
Este important să fie stabilit:
- ce informații sunt salvate;
- cât de des se realizează copia;
- cine este responsabil;
- unde este păstrată;
- cât timp se păstrează versiunile;
- cum se testează recuperarea datelor.
Documentele critice nu trebuie să existe într-un singur loc.
Formatele deschise facilitează continuitatea
Atunci când este posibil, datele trebuie păstrate în formate care pot fi deschise și cu alte aplicații.
De exemplu, o listă de beneficiari sau activități trebuie să poată fi exportată într-un format tabelar uzual, iar documentele finale trebuie să poată fi salvate și în format PDF.
Dacă o platformă permite doar vizualizarea informațiilor în interiorul aplicației, dar nu și exportarea lor, organizația poate deveni dependentă de acel sistem.
Este recomandat ca, înainte de achiziționarea unei soluții, să fie testată posibilitatea de a exporta:
- utilizatorii;
- activitățile;
- documentele;
- rapoartele;
- datele despre beneficiari;
- istoricul modificărilor;
- informațiile financiare sau administrative relevante.
Transferabilitatea datelor contribuie la continuitatea activității și oferă organizației mai multă libertate în alegerea soluțiilor viitoare.
Procedurile trebuie să existe și în afara aplicației
O platformă poate ghida utilizatorii printr-un anumit proces, dar organizația trebuie să înțeleagă și să documenteze procesul respectiv.
De exemplu, pentru înscrierea unui beneficiar trebuie să fie clar:
- cum este primită solicitarea;
- ce informații sunt colectate;
- cine verifică eligibilitatea;
- cine aprobă participarea;
- unde sunt păstrate documentele;
- cum este comunicat rezultatul;
- cât timp sunt păstrate datele.
Dacă această procedură există doar în interiorul aplicației și nu este cunoscută de echipă, orice problemă tehnică poate bloca activitatea.
Sistemul digital trebuie să reflecte o procedură clară, nu să o înlocuiască.
Trebuie păstrate și variante alternative
Serviciile digitale nu sunt întotdeauna disponibile. Pot apărea întreruperi ale internetului, probleme cu echipamentele sau situații în care beneficiarii nu pot utiliza platformele online.
Pentru activitățile importante trebuie să existe variante alternative.
De exemplu:
- înscrierile online pot fi completate și telefonic sau la sediu;
- listele necesare unui eveniment pot fi descărcate înainte;
- datele de contact esențiale pot fi păstrate și într-un registru securizat;
- întâlnirile online pot avea o variantă de reprogramare;
- documentele urgente pot fi accesibile și offline;
- echipa poate avea o procedură pentru perioadele în care sistemul nu funcționează.
Aceste măsuri nu reprezintă un pas înapoi, ci o formă de pregătire pentru continuitatea activității.
Actualizările și mentenanța nu trebuie ignorate
Orice soluție digitală are nevoie de întreținere. Website-urile, aplicațiile, sistemele de operare și echipamentele trebuie actualizate și verificate periodic.
O organizație poate deveni dependentă de un sistem vechi dacă amână actualizările și nu mai poate migra datele către o soluție nouă.
Un plan simplu de mentenanță poate include:
- actualizarea aplicațiilor;
- verificarea licențelor;
- testarea copiilor de siguranță;
- verificarea conturilor active;
- eliminarea accesului pentru foști angajați sau voluntari;
- verificarea spațiului de stocare;
- actualizarea documentației;
- evaluarea problemelor raportate de utilizatori.
Costurile de mentenanță trebuie luate în considerare încă din momentul alegerii unei soluții. O aplicație aparent accesibilă poate deveni costisitoare dacă presupune abonamente suplimentare, intervenții permanente sau achiziționarea unor funcții esențiale.
Echipa trebuie implicată în procesul de digitalizare
Un instrument impus fără consultarea utilizatorilor are șanse reduse să fie folosit corect.
Persoanele care desfășoară zilnic activitățile cunosc dificultățile reale și pot identifica mai ușor funcțiile necesare. Implicarea lor ajută organizația să aleagă soluții potrivite și să stabilească reguli aplicabile.
Înainte de introducerea unei platforme, pot fi organizate discuții despre:
- problemele actuale;
- activitățile care consumă cel mai mult timp;
- informațiile care se pierd sau se dublează;
- nivelul de experiență digitală al echipei;
- funcțiile considerate esențiale;
- sprijinul necesar pentru utilizare.
După implementare, feedbackul trebuie colectat periodic. Un sistem poate fi ajustat, simplificat sau chiar înlocuit dacă nu mai răspunde nevoilor organizației.
Tehnologia trebuie evaluată prin rezultatele obținute
O platformă nu este eficientă doar pentru că este modernă sau are multe funcții. Ea trebuie evaluată prin efectele produse.
Organizația poate analiza:
- timpul economisit;
- numărul activităților urmărite corect;
- reducerea documentelor duplicate;
- rapiditatea răspunsurilor;
- accesul beneficiarilor la informații;
- nivelul de utilizare de către echipă;
- numărul problemelor tehnice;
- costurile de operare;
- posibilitatea de a continua activitatea în cazul unei întreruperi.
Dacă un instrument nu este utilizat, creează muncă suplimentară sau nu permite recuperarea datelor, acesta trebuie reconsiderat.
Digitalizarea nu este o colecție de aplicații, ci un proces prin care activitatea devine mai simplă, mai sigură și mai eficientă.
Un echilibru între tehnologie și decizia umană
Tehnologia poate organiza informații, poate trimite notificări și poate genera rapoarte. Totuși, ea nu poate înlocui complet analiza, responsabilitatea și relația directă cu oamenii.
În activitatea unui ONG, multe situații necesită înțelegerea contextului, empatie și adaptare. O solicitare nu trebuie respinsă automat doar pentru că un formular nu a fost completat corect. Un beneficiar nu trebuie exclus pentru că nu poate folosi o platformă. O decizie importantă nu trebuie luată exclusiv pe baza unui rezultat generat automat.
Sistemele digitale trebuie să sprijine oamenii care iau decizii și oferă servicii comunității.
Concluzie
Un ONG poate lucra mai eficient cu ajutorul tehnologiei fără să devină dependent de un anumit furnizor, de o singură aplicație sau de o singură persoană.
Pentru aceasta, organizația trebuie să păstreze controlul asupra datelor, să folosească soluții care permit exportul informațiilor, să realizeze copii de siguranță și să documenteze procedurile importante.
Echipa trebuie pregătită, iar cunoștințele esențiale trebuie distribuite între mai multe persoane. De asemenea, trebuie păstrate variante alternative pentru situațiile în care instrumentele digitale nu sunt disponibile.
Tehnologia este cu adevărat valoroasă atunci când oferă mai multă autonomie organizației, nu atunci când creează o nouă formă de dependență.
No responses yet